Els rols de les diferents persones que pertanyen a un equip són:

• Propietaris. Són les persones responsables d’administrar la configuració de l’equip. Poden afegir-hi membres i convidats o eliminar-ne, acceptar o rebutjar sol·licituds d’accés, modificar les opcions bàsiques de l’equip i dur a terme les principals tasques administratives. També tenen la capacitat d’eliminar, arxivar, restaurar o renovar l’equip. Es recomana que cada equip disposi, com a mínim, de dos propietaris, per evitar que quedi sense administració activa.
• Membres. Són les persones que formen part de l’equip i hi participen fent tasques habituals de col·laboració, com ara mantenir converses, carregar documents o modificar arxius.
• Convidats. Són persones de fora de la UAB que es conviden a unir-se a l’equip. En general, disposen de menys funcionalitats que els membres.

Per a organitzar la col·laboració de manera eficient, es disposa dels Canals dintre d’un Teams.

Aquests poden ser estàndards, compartits i privats.

Al llarg del cicle de vida d’un equip, els propietaris han de gestionar diverses situacions relacionades amb l’administració:

• Eliminar un equip. Quan es consideri que l’objectiu per al qual es va crear l’equip ja no té sentit i que el contingut no serà necessari en el futur, convé eliminar l’equip. Cal tenir present que, un cop eliminat, hi ha un marge màxim de 30 dies per recuperar-lo. Passat aquest termini, s’esborren definitivament totes les dades associades: converses, arxius, blocs de notes, pissarres i documents de Power BI vinculats a l’equip.

• Arxivar o restaurar un equip. Quan un equip ja no està actiu, però es considera útil conservar-lo com a referència, la millor opció és arxivar-lo. Això permet mantenir-ne tot el contingut intacte, tot i que l’activitat quedi congelada. Malgrat això, encara és possible afegir-hi o eliminar-ne membres i, si en algun moment es vol reprendre l’activitat, cal restaurar l’equip.

• Renovar un equip. Els equips tenen una data de caducitat, visible des de la configuració. Quan s’apropa aquesta data i l’equip no registra activitat, els propietaris reben un correu d’avís amb l’opció de renovar-lo. En canvi, els equips amb activitat es renoven automàticament, sense notificació prèvia. Si un equip caduca i no es renova, s’elimina, tot i que es disposa d’un període de 30 dies per recuperar-lo.